For en masse mennesker, arkivering og sikkerhedskopiering af gamle e-mails synes kompliceret og uovervindelige, men det virkelig behøver ikke at være meget kompliceret, især hvis du er en Outlook bruger.
Microsoft Outlook gemmer e-mails til en datafil kaldet enten en PST eller OST-fil. PST står for Personal Storage tabel, og OST står for Offline Storage tabel. I begge tilfælde er disse filer indeholder alle de e-mails du har sendt eller modtaget fra regnskabet indlæses i din Outlook-klienten.
Arkivering og sikkerhedskopiering emails er simpelthen et spørgsmål om at oprette Outlook til at arkivere gamle e-mails til en speciel fil, og derefter oprette en tidsplan for at arkivere disse filer til nogle sikkert sted for langtidsopbevaring. I denne artikel vil du se, hvor nemt denne proces er.
Du kan sikkert gå hele dit liv blot ved hjælp af online e-mail klienter som Gmail og Yahoo, og aldrig bruge en desktop email klient overhovedet. Men hvis du er en meget travl person, der ikke har en masse tid til at rydde op på de online-konti, vil det ikke tage meget lang tid for din indbakke til at indeholde tusindvis af e-mails.
skønheden i en klient som Outlook er at du kan aflaste de online-konti ved at indlæse alle de e-mails til din Outlook-klienten. Her er fordelene ved at gøre dette:.
Dette kan frigøre op dine online konti som Google og Yahoo, forhindrer dig i at ramme datalagring grænser og potentielt at skulle betale for ekstra lagerplads
du kan tilføje disse konti til din Microsoft Outlook-klienten ved at klikke på Fil & gt.; Kontoindstillinger, og klik derefter på Kontoindstillinger indstilling, der falder ned under den.
På fanen E-mail, kan du tilføje så mange e-mail konti som du vil, så længe du ved alt af indstillingerne for POP3 eller IMAP til kontoen (eller Exchange-serveren). Indstilling alt det op i Outlook er uden for rammerne af denne artikel, men Brad nylig dækket, hvordan du kan oprette din Outlook-klient til at være mere effektiv med e-mails.
Hvis man antager du har fået flere af dine e-mail konti fodring e-mails i din Outlook-klient, din næste skridt er at sørge for, at du arkiverer ældre filer.
i dette eksempel vil jeg arkivere alle mine MakeUseOf emails der er mere end et år gamle. For at gøre dette, skal du oprette arkivet fil, hvor du vil gemme de e-mails, ved at gå til Fil & gt; Kontoindstillinger som du gjorde ovenfor, men denne gang klik på fanen Datafiler.
Klik på Tilføj ... og navngive din nye datafil, hvor du vil gemme dine gamle arkiverede e-mails.
Hvis du ønsker at sikre de gamle e-mails, så ingen kan komme snooping rundt og åbne filen, gå videre og klikke på afkrydsningsfeltet for at inkludere password beskyttelse. Det er god praksis, især hvis de e-mails indeholder forretningsdata, eller personlige oplysninger om folk, du kender.
Der er to måder at oprette Autoarkiver for gamle e-mails. Den første måde er at gå til Fil & gt; Oprydning Værktøj & gt; Arkiv ...
Her kan du vælge indbakken, hvor du vil arkivere e-mails, definere en alder over hvilket du vil arkivere, og derefter gå til arkivet datafil, du lige har oprettet i trin ovenfor.
den anden metode er at bare højreklikke på indbakken højre inde i Outlook-klienten, skal du klikke på Egenskaber, og gå til fanen Autoarkivering.
i dette vindue kan du også konfigurere når at arkivere e-mails i indbakken ved at give den en tærskel i måneder. Vælg Flyt gamle emner til ... og gå til den datafil, du oprettede i trin ovenfor.
Den første ting nogen vil gøre efter at have læst ovenstående er at straks installere Outlook, tilføje alle deres favorit konti til klienten, og importere tusindvis af e-mails, der har bygget op i disse online-konti over tid.
Great! Bortset fra ... vil det ikke fungere
Her er ting:. Autoarkiver er beregnet til alle e-mails, du modtager fra det øjeblik du oprette Autoarkiver fremefter. Dette er fordi Outlook bruger datoen for email "ændre" den. Og gæt hvad der sker, når du importerer disse 10.000 e-mails fra dine online-konti. Du gættede det, hver enkelt e-mail får en "modificeret" dato for i dag.
Så hvad gør man, om de e-mails? Nå, kan du flytte dem i arkivet datafil manuelt.
Bare gå til indbakken, hvor du har alle de gamle e-mails du ønsker at arkivere, markere dem alle, og derefter skal du blot klikke og trække dem over i arkivet, som du har oprettet til dem.
det kan tage meget lang tid, afhængigt af hvor mange e-mails, du forsøger at arkivet. Men du vil se en status vindue som den nedenfor, så bare gå få en kop kaffe og give det lidt tid.
Administrer din Arkiv
Når du er færdig arkivere de e-mails, er der flere muligheder, du har til rådighed, afhængigt af hvordan du vil organisere dine e-mail arkiver
Mulighed 1:. Når du navngiver arkivfiler, give dem navn det forløbne år. Ved udgangen af hvert år, lukke arkivet (se nedenfor), og oprette en ny arkivfil
Mulighed 2:. Opret en enkelt arkivfil, oprettet Autoarkiver at holde arkivering noget ældre end 6 måneder til at arkiv, og derefter glemme alt om det.
Der er fordele og ulemper til hver metode. Den anden mulighed er fantastisk til når du arkiverer kun par e-mails, som du simpelthen kan indstille og glemme. Det vil komme tilbage for at hjemsøge dig, men hvis du løber tør for lagerplads til arkivet fil. Med den første mulighed, du skal huske hvert år til højreklikke på Arkiv-filen i dit Outlook-klienten, og luk arkivet.
Så kan du flytte denne PST-fil til en anden placering for opbevaring. Standardplaceringen af Outlooks datafiler er i /Documents /Outlook filer /mappe
Du kan enten flytte det lukkede arkivfil til /Documents /Outlook filer /2014 Arkiv /-. Eller , endnu bedre, kopiere de gamle arkiverede e-mails til nogle off-site cloud storage placering som din Dropbox eller Google Drev-konto. Dette er en endnu bedre løsning, fordi i tilfælde af brand (eller hvis din pc harddisk ellers bliver ødelagt), har du ikke mistet de gamle e-mails.
Hvis du nogensinde har brug for at huske disse data filer fyldt med arkiverede e-mails, bare kopiere dem tilbage i /Documents /Outlook filer /mappe, gå ind i Outlook, og i samme datafiler fane, hvor du oprettede datafilerne, kan du bruge Tilføj .. knappen for at gå til det lagrede arkiv fil og føje den tilbage i din Outlook-klient, hvor du kan bladre gennem alle dine gamle e-mails igen.
Kun en Backed Up Email er en sikker e-mail
nøglen her er at få online-konti under kontrol, og Outlook kan hjælpe. Den første fase er at tilslutte din Outlook-klient til disse online-konti. Den næste fase er at manuelt kopiere alle de gamle e-mails, du har været hamstring i en arkivfil, og lagring af filen et sted sikkert.
Den sidste og afsluttende fase er at konfigurere Autoarkiver i din Outlook-klienten til holde din indbakke ren Har du nogensinde brugt Outlook som din vigtigste email klient? Nu hvor du ved, hvor nemt det kan hjælpe dig sikkerhedskopiere dine vigtigste, gemte e-mails, vil du overveje at give det en go? Del dine tanker med os i kommentarfeltet nedenfor!
og din klient fungerer godt, ved automatisk at arkivere disse ældre e-mails til en anden datafil. Arbejde fra en mindre datafil holder din indbakke hurtig og effektiv.